Factuur maken als zzp'er: wat moet erop en met welke tool?

Door Yannick Wiggers · laatst bijgewerkt op 3 oktober 2026

Deze pagina bevat partnerlinks, gemarkeerd met "partnerlink". Neem je via zo'n link een abonnement, dan krijg ik een vergoeding van de aanbieder; jij betaalt niet meer. Het oordeel verandert er niet door: tools zonder partnerprogramma krijgen dezelfde behandeling. Reviewbeleid · Partnerlinks

Een factuur als zzp'er maak je het snelst in een factuurprogramma, maar wat erop moet, ligt vast: je naam en adres en die van je klant, je btw-identificatienummer en KVK-nummer, de factuurdatum, een uniek en opeenvolgend factuurnummer, wat je hebt geleverd en wanneer, het bedrag zonder btw, het btw-tarief en het btw-bedrag (belastingdienst.nl, 3 oktober 2026). Je verstuurt de factuur uiterlijk op de 15e van de maand na de levering en bewaart hem zeven jaar. Gratis kan met onder meer Jortt Starter of de losse factuurtool van Vixum. Hieronder staan de eisen op een rij, de regels voor betaaltermijnen en e-mail, de gratis tools met hun beperkingen en een prompt waarmee Claude je factuur controleert voordat je hem verstuurt.

Wat moet er op een factuur van een zzp'er staan?

Deze gegevens zet je volgens de Belastingdienst altijd op je factuur als je verplicht bent te factureren (belastingdienst.nl, 3 oktober 2026):

• je juridische naam en die van je klant, en van allebei het feitelijke adres (een postbus alleen is niet genoeg);
• je btw-identificatienummer, het nummer dat met NL begint;
• je KVK-nummer, dat volgens de Handelsregisterwet ook op offertes en brieven hoort;
• de factuurdatum en een factuurnummer: opeenvolgend, in één of meer reeksen, en elk nummer maar één keer;
• wat je hebt geleverd en hoeveel, en de datum van levering;
• het bedrag zonder btw, het btw-tarief en het btw-bedrag, en bij verschillende tarieven de bedragen per tarief.

Is het bedrag 100 euro of minder inclusief btw, dan mag een vereenvoudigde factuur met minder gegevens, behalve bij onder meer leveringen aan het buitenland. Aan particulieren hoef je meestal geen factuur te sturen; de Belastingdienst noemt een paar uitzonderingen.

Wat zet je op een factuur met de KOR of met btw verlegd?

Met de kleineondernemersregeling (KOR) bereken je geen btw en ben je niet verplicht te factureren. Stuur je toch een factuur, dan vermeld je dat je gebruikmaakt van de kleineondernemersregeling en zet je er geen btw op (belastingdienst.nl, 3 oktober 2026). Een vaste zin is niet voorgeschreven. Valt je dienst onder een verleggingsregeling, dan reken je geen btw, maar vermeld je "btw verlegd" en het btw-identificatienummer van je klant. Twijfel je of een regeling voor jou geldt, vraag het dan aan de Belastingdienst of een adviseur; deze pagina gaat over het maken van de factuur, niet over je belastingpositie.

Wanneer verstuur je de factuur en welke betaaltermijn geldt?

Je verstuurt de factuur uiterlijk op de 15e dag van de maand na de maand waarin je hebt geleverd (belastingdienst.nl, 3 oktober 2026). Heb je met een zakelijke klant geen betaaltermijn afgesproken, dan is die 30 dagen na ontvangst van de factuur wettelijke handelsrente verschuldigd. Tussen bedrijven mag je hoogstens 60 dagen afspreken, en een groot bedrijf mag met jou als zzp'er niet meer dan 30 dagen afspreken (Burgerlijk Wetboek artikel 6:119a, 3 oktober 2026). De wettelijke handelsrente is sinds 1 juli 2026 10,4 procent (rijksoverheid.nl, 3 oktober 2026). Zet je betaaltermijn daarom altijd op de factuur, met de vervaldatum erbij.

Mag je een factuur als pdf mailen?

Ja, als je klant ermee akkoord gaat dat je digitaal factureert. Uitdrukkelijke toestemming is niet nodig: verwerkt en betaalt de klant je factuur zonder commentaar, dan geldt dat als akkoord (Staatscourant 2025, 15981, 3 oktober 2026). Het kabinet wil e-facturatie per 1 juli 2030 verplicht maken voor bedrijven, met een vrijstelling voor ondernemers in de KOR; het wetsvoorstel volgt naar verwachting voor de zomer van 2027 (rijksoverheid.nl, 11 september 2026). Lever je aan de Rijksoverheid, dan is een e-factuur nu al verplicht en geldt een pdf niet.

Met welke tool maak je gratis een factuur?

Met een factuurtool gaan nummering, btw-berekening en archief vanzelf goed; in Word of Excel bewaak je die zelf. Dit zijn de gratis opties, gecontroleerd op de sites van de aanbieders op 3 oktober 2026:

Wil je factureren en boekhouden in één programma, dan heeft e-Boekhouden onbeperkt factureren in het ZZP-pakket van 9,95 euro per maand, met een maximum van 240 boekingen per jaar waarbij elke verkoopfactuur meetelt; starters gebruiken het gratis tot 15 maanden na hun KVK-inschrijving (e-boekhouden.nl, 3 oktober 2026). Moneybird heeft geen gratis pakket en factureert onbeperkt vanaf Start. Welke programma's echt gratis zijn en wat je dan mist, staat op gratis boekhoudprogramma's vergeleken; alle pakketten met prijs per jaar staan bij het beste boekhoudprogramma voor zzp'ers. Twijfel je of je het zelf wilt doen, lees dan eerst wat een boekhouder voor een zzp'er kost.

Hoe controleer je een factuur met Claude voordat je hem verstuurt?

Laat Claude de tekst van je factuur langs de eisen lopen en de bedragen narekenen. Gebruik deze prompt:

Je controleert een factuur voordat ik hem verstuur. In <factuur> staat de tekst.
Loop deze punten af en zeg per punt "in orde" of wat er ontbreekt:
1. Mijn naam en adres en die van de klant, geen postbus alleen.
2. Mijn btw-identificatienummer (begint met NL) en mijn KVK-nummer.
3. Factuurdatum, factuurnummer en leverdatum.
4. Wat ik heb geleverd en hoeveel.
5. Bedrag zonder btw, btw-tarief en btw-bedrag per tarief. Reken alle totalen na.
6. Bij de kleineondernemersregeling: geen btw en een vermelding van de regeling.
   Bij btw verlegd: "btw verlegd" en het btw-nummer van de klant.
Regels: verzin niets, noem alleen wat in de factuur staat en toon elke berekening.
<factuur>[plak hier de tekst van je factuur]</factuur>

Is een factuur over de vervaldatum, dan stelt Claude met deze prompt een herinnering op:

Schrijf een korte, vriendelijke betalingsherinnering in het Nederlands.
Gegevens: factuurnummer [nummer], bedrag [bedrag], factuurdatum [datum],
vervaldatum [datum], klant [naam contactpersoon].
Noem deze gegevens, vraag om betaling binnen 7 dagen en zeg dat de klant
contact kan opnemen als er iets niet klopt. Geen dreigende taal, maximaal 120 woorden.

Haal namen en adressen van klanten weg of vervang ze door een voorbeeld als je daar met je klant niets over hebt afgesproken. Hoe Claude met je gegevens omgaat, staat op Claude en privacy. Meer taken met een kant-en-klare prompt vind je bij AI in de praktijk.

Elke week één AI-tip voor ondernemers

Kort, praktisch en getest in mijn eigen bedrijf. Geen verkooppraat, afmelden kan altijd.

Inschrijven