Notulen maken met AI: zo ga je van opname naar besluitenlijst

Door Yannick Wiggers · laatst bijgewerkt op 29 september 2026

Deze pagina bevat partnerlinks. Koop je via zo'n link, dan ontvang ik een vergoeding; jij betaalt niet meer. Ik noem alleen tools die ik zelf gebruik of op feiten heb vergeleken, en op de pagina staat welke van de twee het is.

Notulen maken met AI gaat in drie stappen: een tool neemt de vergadering op of leest mee met de transcriptie van Teams of Google Meet, zet de spraak om in tekst en maakt daaruit een verslag met besluiten en actiepunten. Voor de opname en de transcriptie heb je een notulist-tool nodig, zoals Fireflies.ai, tl;dv of Otter. Fireflies heeft een gratis plan; Pro kost 10 dollar per gebruiker per maand bij jaarbetaling (fireflies.ai/pricing, 29 september 2026). Het samenvatten kan Claude doen: je plakt het transcript in een chat met een vaste prompt en krijgt een besluitenlijst terug. Claude neemt niets op en verwerkt geen audio; het werkt met tekst en beeld (platform.claude.com, 28 september 2026). Vraag deelnemers vooraf om toestemming.

Hoe werken AI-notulen precies?

In vier stappen, waarvan alleen de laatste twee echt slim zijn. De opname: een notulist-tool koppelt aan je agenda en schuift als extra deelnemer aan in Zoom, Teams of Google Meet, of je neemt een gesprek aan tafel op met de mobiele app. De transcriptie: spraak wordt tekst, per spreker en met tijdstempels. De samenvatting: een taalmodel haalt uit die tekst de onderwerpen, besluiten en actiepunten. De verspreiding: het verslag gaat naar de deelnemers of via een koppeling naar je takenlijst.

De kwaliteit hangt vooral van de transcriptie af. Slechte audio, mensen die door elkaar praten en vaktermen leveren fouten op, en die komen terug in de samenvatting. Nederlands is een aandachtspunt, want niet elke tool ondersteunt het even goed. Een samenvatting is bovendien een keuze van de tool. Daarom laat ik het transcript liever samenvatten met een prompt waarin precies staat wat in het verslag moet.

Welke tool kies je: Fireflies, tl;dv of Otter?

Kies op taal, prijs en op waar je transcripten mogen staan.

• Fireflies.ai heeft een gratis plan met onbeperkte transcriptie, met een sterretje: dat geldt alleen voor gedeelde bot-meetings, de Chrome-extensie en de mobiele app; de AI-samenvattingen zijn beperkt en de opslag is 400 minuten per team. Pro kost 18 dollar per gebruiker per maand of 10 dollar bij jaarbetaling; Business 29 of 19 dollar (fireflies.ai/pricing, 29 september 2026). Nederlands en Vlaams staan in de talenlijst van de kennisbank (guide.fireflies.ai, 29 september 2026), maar de prijspagina noemt Engels de hoofdtaal en andere talen 'in beta'. Test dus eerst een Nederlandse vergadering voordat je betaalt.
• tl;dv toont zijn prijzen in euro: gratis, Pro 29 euro per gebruiker per maand of 18 euro bij jaarbetaling, Business 39 of 29 euro (tldv.io/app/pricing, 29 september 2026; of dat inclusief btw is, staat er niet bij). Het gratis plan geeft onbeperkte opnames en transcripties in meer dan 30 talen (tldv.io, 29 september 2026); Nederlands wordt niet met naam genoemd.
• Otter is de goedkoopste betaalde optie. Basic is gratis met 300 transcriptieminuten per maand en maximaal 30 minuten per gesprek; Pro kost 16,99 dollar per gebruiker per maand of 8,33 dollar bij jaarbetaling voor 1.200 minuten per maand; Business 30 of 19,99 dollar (otter.ai/pricing, 29 september 2026). Het helpartikel over talen heet 'Transcribe conversations in English, Spanish, French, German, Japanese, or Chinese (Simplified)'; Nederlands staat daar niet bij (help.otter.ai, 29 september 2026).

Alle drie zijn Amerikaanse diensten; welke afspraken je daarvoor nodig hebt, staat verderop.

Wat is het verschil met de notities van Teams en Google Meet?

De ingebouwde functies zitten in een licentie die je misschien al hebt, maar ze werken niet in elke taal en alleen op hun eigen platform. Google Meet heeft 'Take notes for me': notities met samenvatting, besluiten en actiepunten, opgeslagen in de Drive van de organisator. Het vereist een geschikte Google Workspace-editie of een Google AI-abonnement en werkt in acht talen; Nederlands staat er niet bij (support.google.com, 29 september 2026). Meet meldt aan alle deelnemers dat er notities worden gemaakt.

Microsoft Teams heeft 'intelligent recap': AI-notities, aanbevolen taken en hoofdstukken na afloop. Daarvoor is een Teams Premium- of Microsoft Copilot-licentie nodig en moet de beheerder transcriptie aanzetten; alleen genodigden uit je eigen organisatie zien de recap (learn.microsoft.com, bijgewerkt 18 augustus 2026, geraadpleegd 29 september 2026).

Heb je zo'n licentie al, test dan eerst de ingebouwde functie. Een losse tool wint als je op meerdere platforms vergadert, Nederlandse verslagen nodig hebt of het transcript zelf door Claude wilt laten uitwerken.

Hoe vat je een transcript samen met Claude?

Je haalt het transcript uit de tool of uit Teams of Meet, verwijdert wat er niet in hoort (zie de regels hieronder) en geeft Claude een prompt die de vorm van het verslag vastlegt. Plakken kan, uploaden ook: per chat tot 20 bestanden (support.claude.com, artikel van 23 juli 2026). Mijn vertrekpunt:

Je bent notulist. In <transcript> staat het transcript van een vergadering.
Maak er een verslag van met precies deze onderdelen:
1. Besluiten: elk besluit in één zin, met wie het nam. Een voorstel of idee is geen besluit.
2. Actiepunten: per actiepunt de eigenaar en de deadline, of "geen deadline genoemd".
3. Open vragen: onderwerpen die zijn besproken zonder besluit.
Regels: verzin niets, gebruik de namen uit het transcript, citeer bij twijfel de zin
waarop je je baseert, en houd het verslag onder de 300 woorden.
Datum en deelnemers: [vul in]
<transcript>[plak hier het transcript]</transcript>

Controleer daarna elk besluit en actiepunt tegen het transcript voordat je het verslag verstuurt. Gebruik je de prompt vaker, zet hem dan in een Project, beschikbaar vanaf Pro voor 20 dollar per maand (claude.com, 28 september 2026; Anthropic toont de prijzen in dollars, in je account zie je het bedrag in euro inclusief btw), of leg de werkwijze vast in een skill. Hoe je zo'n prompt opbouwt, staat in de uitleg over prompts schrijven; de abonnementen staan op de pagina over de kosten van Claude.

Welke regels gelden voor opnemen en delen?

Twee regels: iedereen weet dat er wordt opgenomen, en vertrouwelijke gesprekken gaan niet naar een tool zonder verwerkersovereenkomst.

Toestemming vraag je vooraf in de uitnodiging en herhaal je aan het begin van het gesprek. Wie niet wil, moet kunnen weigeren zonder uitleg; dan notuleer je die keer zelf. Een opname en een transcript met namen zijn persoonsgegevens onder de AVG: verwijder de opname zodra het verslag is goedgekeurd en deel het transcript niet verder dan de deelnemers.

Personeelsgesprekken, medische of juridische zaken en klantdossiers horen niet in een tool waarmee je geen verwerkersovereenkomst hebt. Bij Claude is die overeenkomst (de Data Processing Addendum) onderdeel van de zakelijke voorwaarden van Team, Enterprise en de API; op Free, Pro en Max geldt ze niet, en daar worden gesprekken alleen voor training gebruikt als je dat zelf toestaat in de privacy-instellingen (privacy.claude.com, artikelen van 16 maart 2026, geraadpleegd 28 september 2026). Werk je op zo'n account, anonimiseer dan het transcript voordat je het plakt. Stel dezelfde vragen aan je notulist-tool: waar staan de opnames, hoelang, en is er een verwerkersovereenkomst? De checklist staat op de pagina over privacy bij Claude; meer taken staan in het onderdeel Praktijk.